Organizując spotkanie biznesowe, należy wiedzieć o czym trzeba pamiętać i jakich błędów unikać. Dzięki temu ryzyko pominięcia istotnych kwestii logistycznych będzie znacznie ograniczone. Kluczowym elementem w przygotowaniu biznesowego meetingu jest odpowiedni dobór miejsca.
Spotkanie biznesowe, które jednocześnie jest prezentacją firmy lub meetingiem realizowanym w celu nawiązania współpracy, może być jednocześnie działaniem kreującym wizerunek organizacji na rynku. Dlatego szczególnie w tych przypadkach należy zadbać o to, by zarówno jego lokalizacja, jak i przebieg były na bardzo wysokim poziomie.
Zaproszenia na biznesowy meeting
Organizowanie spotkania biznesowego najlepiej rozpocząć na kilka tygodni przed jego planowaną datą. Dzięki temu można swobodnie zaplanować wszystkie działania i przede wszystkim wybrać miejsce, które się chce, a nie to, które aktualnie jest dostępne. Wczesne planowanie pozwala na rezerwację terminu w napiętym grafiku kontrahentów, dlatego wysłanie zaproszenia z dużym wyprzedzeniem (np. 3-4 tygodniowym) daje większe prawdopodobieństwo, że się na nim pojawią. W zaproszeniu należy zawrzeć dokładną datę, godzinę, miejsce oraz agendę (plan) spotkania. Warto też poprosić o wcześniejsze potwierdzenie obecności. Na kilka dni przed meetingiem najlepiej jeszcze zadzwonić, aby upewnić się, czy wszystkie zaproszone osoby się pojawią.
Wybór lokalizacji
Bardzo często kontrahenci zapraszani są na spotkania biznesowe do siedziby firmy. Jednak warto wiedzieć, że tego rodzaju przestrzeń może być dla nich mało komfortowa, co może negatywnie wpłynąć zarówno na przebieg, jak i finał rozmów. Dlatego tego rodzaju meetingi najlepiej realizować na tzw. neutralnym gruncie. Decydowanie się na restaurację może nie być najlepszym pomysłem, ponieważ taka przestrzeń nie zapewnia dyskrecji. Zdecydowanie lepsze jest domowe wnętrze luksusowego apartamentu, które może sprzyjać wytworzeniu się swobodnej i przyjaznej atmosfery.
W czasie wyboru przestrzeni należy wziąć pod uwagę jej funkcjonalność. Ważne jest to, by znalezienie adresu nie przysparzało trudności. Najlepszą lokalizacją jest ścisłe centrum, znakomicie skomunikowane z resztą miasta. Można tu bez problemu trafić z każdego zakątka stolicy. Jeżeli członkowie spotkania przyjadą na nie samochodami, należy również zadbać o dostępność miejsc parkingowych.
Możliwość zamówienia obiadu oraz zapewnienie gościom czegoś do picia to kluczowy element - szczególnie długich, trwających kilka godzin - meetingów. Zlokalizowane w centrum miasta np. w apartamencie na Starówce spotkanie jest dobrym pomysłem również z tego względu, że po ustaleniu najważniejszych kwestii można wybrać się wspólnie na obiad do jednej z okolicznych restauracji.
Przygotowanie do spotkania
Bardzo ważne jest, by do spotkania przygotować się nie tylko merytorycznie, ale również technicznie. Niedopuszczalne jest, aby uczestnicy meetingu musieli oczekiwać na usuwanie ewentualnych usterek. Takie sytuacje świadczą o braku profesjonalizmu i często negatywnie wpływają na ogólny wynik rozmów. Jeżeli ma być wyświetlana prezentacja, konieczne jest zadbanie o to, by wszystkie sprzęty niezbędne do jej realizacji działały bez zarzutu. W tym celu najlepiej przećwiczyć ją kilkakrotnie na kilka godzin przed spotkaniem.
Wymienione powyżej aspekty dotyczące spotkania biznesowego są kluczowe i warto o nich zawsze pamiętać. Wówczas można mieć pewność, że od strony organizacyjnej zostały dołożone wszelkie starania. Bardzo ważne również jest to, aby osoba prowadząca meeting była kompetentna i merytorycznie do niego przygotowana.
Joanna Jędrzejczyk