Skrupulatne zaplanowanie podróży służbowej pozwala uniknąć niespodziewanych sytuacji i niweluje stres. Optymalne przygotowanie się zapewnia komfort i daje możliwość pełnego skupienia się na obowiązkach pracowniczych. Bardzo ważne również jest, aby mieć przy sobie dwa komplety formalnej odzieży, nawet jeśli w czasie wyjazdu zaplanowane jest tylko jedno spotkanie.
Przed wyjazdem należy ustawić na poczcie elektronicznej autoresponder, w którym zostanie zawarta informacja dotycząca nieobecności, w tym jej dokładny termin.
Rezerwacja noclegu i transport
W czasie służbowego wyjazdu najważniejsze jest to, by mieć miejsce do relaksu, odpoczynku i ewentualnego przygotowania się do spotkania. W tym celu należy wynająć komfortowy pokój lub apartament, który będzie wyposażony we wszystkie niezbędne udogodnienia. Trzeba również pamiętać, że nie zawsze najtańsze rozwiązania są najbardziej optymalne. Najważniejsze jest to, aby bez trudu i tracenia czasu na dojazdy móc się swobodnie przemieszczać pomiędzy punktami spotkań lub obowiązków. Z tego względu najlepsze najczęściej są noclegi w centrum miasta. Punkty takie są doskonale skomunikowane z resztą metropolii, co pozwala na szybkie i bezkolizyjne dostanie się w wybrane miejsce.
W przypadku, gdy podróż odbywa się na terenie kraju, istnieje wiele możliwości transportu. Jeżeli termin wyjazdu jest znany z dużym wyprzedzeniem, można rozważyć możliwość kupienia biletu lotniczego. Podróż samolotem jest nie tylko najszybsza, ale też najbardziej komfortowa. Może zdarzyć się również tak, że lepiej jest wyjechać dzień wcześniej i wrócić dzień później. Zasada taka sprawdza się przede wszystkim w przypadku delegacji międzynarodowych. W tym celu najlepiej wynająć również nocleg w mieście, w którym jest lotnisko.
Kopie zapasowe dokumentów
Przygotowanie kopii zapasowych przed wyjazdem w podróż służbową zajmie niewiele czasu, a da realne zabezpieczenie na wypadek utraty nośnika, np. laptopa. Ponadto dobrze jest też zeskanować takie dokumenty, jak: paszport, dowód osobisty i prawo jazdy. Tego rodzaju pliki najlepiej przechowywać na smartfonie lub tablecie. Pomocne w tym będą np. specjalne aplikacje, które umożliwiają skanowanie dokumentów.
Miejsce na rachunki
Podczas podróży służbowej należy kolekcjonować każdy rachunek, tak, aby móc udokumentować poniesione wydatki w momencie rozliczania się z pracodawcą. Z tego względu oprócz paragonów i faktur należy zbierać również wszystkie wydruki potwierdzające transakcje (przy płatnościach bezgotówkowych). Przed wyjazdem warto również dowiedzieć się jakiego rodzaju wydatki kwalifikują się jako wydatek firmowy. W celu zabezpieczenia rachunków przed zniszczeniem najlepiej mieć na nie np. kopertę lub foliową koszulkę. Osoby, które cenią wysoki standard bezpieczeństwa dodatkowo mogą skanować wszystkie rachunki. Z podróży służbowej należy się rozliczyć w ciągu 14 dni roboczych od daty powrotu.
Spotkanie biznesowe
Podczas delegacji najważniejsze są obowiązki pracownicze, dlatego bardzo istotne jest, aby na umówione spotkanie przygotować się pod względem merytorycznym i przede wszystkim przybyć na nie punktualnie. Wyruszając na spotkanie, ważne jest, aby się upewnić, czy wszystkie sprzęty elektroniczne są naładowane i na wszelki wypadek dobrze mieć zawsze przy sobie power bank. Po realizacji zadania - jeżeli pozwala na to czas – warto wybrać się na zwiedzanie miasta, na koncert czy do kina.
Podróż służbowa za granicę - wymiana waluty
Przed wyjazdem za granicę konieczne jest zaopatrzenie się w walutę obowiązującą na terenie danego kraju. Najwygodniej jednak jest płacić kartą, dlatego większość transakcji najlepiej przeprowadzać bezgotówkowo.
Joanna Jędrzejczyk