Wybierając termin szkolenia wyjazdowego dla pracowników, nie tylko należy wziąć pod uwagę ich plany urlopowe, ale również zdecydować się na taką datę, która nie będzie kolidowała z okresem wzmożonych zamówień czy nagromadzeniem realizowanych projektów. W ten sposób można uniknąć niepotrzebnych komplikacji oraz zakłóceń w funkcjonowaniu organizacji. Z tego względu warto również podzielić pracowników na mniejsze grupy i przeprowadzać szkolenie w kilku turach.
Optymalny czas trwania szkolenia wyjazdowego to dwa dni. Jeżeli lokalizacja jest kwestią umowną – w przypadku zatrudniania niewielkiej liczby osób – bardzo pomocne będzie głosowanie dotyczące wyboru miejsca.
Rezerwacja noclegu dla pracowników
Miejsce do spania i relaksu musi być komfortowe i wyposażone we wszystkie niezbędne sprzęty. Można rozważyć możliwość wynajęcia apartamentów typu studio. Tego rodzaju rozwiązania sprawdzają się szczególnie w przypadku bardzo zżytego i dobrze znającego się zespołu, a jednocześnie pozwalają na niewielką redukcję kosztów. Warto jednak zaznaczyć, że profesjonalnie zorganizowane szkolenie podnosi prestiż firmy w oczach pracowników, dlatego należy dołożyć wszelkich starań, aby wszystko zostało zrealizowane na jak najwyższym poziomie. Lokalizacja noclegu ma bardzo duże znaczenie. Najlepiej, gdy jest dobrze skomunikowana z resztą miasta i wyposażona w miejsca parkingowe. Dodatkowym atutem jest położenie w centrum, wówczas po całym dniu szkoleń pracownicy mogą zwiedzić miasto lub wybrać się na koncert czy do teatru. Stolica jest najlepszym wyborem szczególnie w przypadku, gdy na szkoleniu mają być obecni pracownicy z oddziałów firmy rozproszonych po całym kraju lub z zagranicznych filii.
Transport pracowników na szkolenie wyjazdowe
Zapewnienie komfortowych warunków dojazdu na szkolenie to kolejna po zakwaterowaniu bardzo ważna kwestia. Prośba o to, aby pracownicy dotarli na miejsce na własną rękę powinna być traktowana jako ostateczność. Zorganizowanie transportu powinno leżeć po stronie pracodawcy. Najlepszym rozwiązaniem w tym przypadku jest wynajęcie busa lub (w przypadku korzystania ze środków transportu publicznego) wynajęcie taksówek, które zawiozą pracowników na miejsce szkolenia z dworca lub lotniska.
Wynajem sali konferencyjnej i harmonogram spotkania
Przed podjęciem decyzji o wynajęciu sali, w której ma być realizowane szkolenie, trzeba się upewnić, czy jest ona odpowiednio duża. Musi mieć wystarczającą liczbę miejsc, ale również przestrzeń, by pracownicy czuli się w niej komfortowo. W przypadku, gdy istotnym elementem spotkania będzie prezentacja, koniecznością jest wyposażenie takiej sali w rolety lub funkcję zaciemnienia okien.
Szczegółowy harmonogram spotkania to podstawa. Trzeba również zadbać o to, aby kilka dni wcześniej każdy pracownik otrzymał agendę. W taki dokument warto również wyposażyć firmę, od której sala jest wynajmowana.
Niestandardowe potrzeby
W przypadku, gdy wśród uczestników szkolenia będą np. osoby niepełnosprawne, niedopuszczalna jest sytuacja, gdy w trakcie realizacji szkolenia okaże się, że istniejące bariery architektoniczne utrudniające dotarcie na miejsce jakiemukolwiek pracownikowi. Dlatego wcześniej należy się upewnić, czy żadna z osób biorąca udział w przedsięwzięciu nie ma specjalnych potrzeb.
Warto też wiedzieć, że obecnie większość firm wynajmujących sale na szkolenia dostosowuje swoją ofertę do klientów, dlatego w razie potrzeby organizator może zapewnić np. transfer uczestników z lotniska czy przygotowanie materiałów szkoleniowych. Ważne jednak jest, by wszystkie tego rodzaju kwestie ustalić i dopracować na kilka dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia.
Powodzenie realizacji szkolenia wyjazdowego jest uzależnione od wielu czynników, a jego miarą jest zadowolenie pracowników. Pracownik biorący udział w szkoleniu powinien rozpatrywać taką sytuację jako wyróżnienie i pewnego rodzaju nagrodę. Doskonalenie umiejętności zespołu w takich warunkach finalnie wpływa nie tylko na wizerunek firmy, ale również poprawia jej funkcjonowanie, często również przekładając się na wyniki finansowe.
Joanna Jędrzejczyk