Ważnym elementem prezentacji biznesowej są slajdy, należy jednak pamiętać, żeby pokaz nie zdominował całego wystąpienia. Najpierw warto poznać swoich słuchaczy, a treści, które będą prezentowane, opanować do perfekcji. Dzięki temu odbiorcy nie stracą koncentracji i zainteresowania omawianym tematem.
Slajdy są jedynie elementem prezentacji, uzupełnieniem, wsparciem, a nie jej istotą. Konieczne jest rzetelne przygotowanie treści, jaką chce się przekazać i poznanie osób, które będą uczestniczyły w spotkaniu. Warto również przed wystąpieniem kilkakrotnie wszystko przećwiczyć, aby uniknąć nieprofesjonalnych niedociągnięć i tzw. wpadek.
Miejsce prezentacji
Chcąc zapewnić optymalne i komfortowe warunki spotkania, w czasie którego odbędzie się prezentacja, warto znaleźć lokalizację, która to ułatwi. Wynajęcie apartamentu na potrzeby meetingu jest bardzo dobrym pomysłem, szczególnie z tego względu, że organizacja tego rodzaju przedsięwzięć poza siedzibą firmy stwarza neutralne warunki dla potencjalnych kontrahentów czy partnerów biznesowych.
Prezentacja biznesowa w liczbach
Na początek należy sobie uzmysłowić, że najważniejsze jest wzbudzenie i podtrzymanie zainteresowania wśród słuchaczy. Nie wolno dopuścić do momentu rozproszenia uwagi, dlatego stosowanie rozluźniających dygresji trzeba ograniczyć do minimum. Przygotowując prezentację w programie Power Point lub Prezi, warto wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- 10 to maksymalna liczba slajdów, które powinna zawierać profesjonalna i treściwa prezentacja; ważne jest, aby nawet skomplikowane zagadnienia maksymalnie upraszczać i przedstawiać je hasłowo – nie wszystko musi być zapisane, resztę należy dopowiedzieć,
- 20 minut to czas trwania prezentacji, w tym przypadku zasada, że im krócej, tym lepiej sprawdza się znakomicie; ważne: koncentracja odbiorców zaczyna gwałtownie spadać już po 18 minutach,
- 30 to liczba, która określa rozmiar czcionki, użytej w slajdach; jest ona wystarczająca, aby treść była dobrze widoczna i jednocześnie na tyle duża, aby na jednym slajdzie zmieściło się niewiele tekstu, ilustracja i krótkie hasło, które będą zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż wypełniony literami obraz.
Wszystko to, co nie znalazło się na slajdach, należy dopowiedzieć, przy czym bardzo ważne jest, by nie czytać ani ze slajdów ani z trzymanej w dłoni kartki. Kontakt wzrokowy z odbiorcami jest bardzo istotny. Ponadto nieodrywanie wzroku od czytanego tekstu tworzy wrażenie nieprzygotowania i braku profesjonalizmu.
Kierowanie się powyższymi zasadami daje duże szanse na przeprowadzenie profesjonalnej i zakończonej sukcesem prezentacji. Istotne jest perfekcyjne przygotowanie omawianych treści. W tym celu można przećwiczyć całe wystąpienie i np. nagrać próbę kamerą, żeby wychwycić ewentualne błędy. Dopracowanie wszystkich szczegółów wymaga czasu, dlatego prace nad wystąpieniem najlepiej rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, aby zapewnić sobie komfort czasowy na przeanalizowanie każdego aspektu. W dniu prezentacji konieczne jest sprawdzenie, czy wszystko działa, dlatego najlepiej na godzinę lub dwie przed przybyciem uczestników należy podłączyć i uruchomić sprzęt.
Joanna Jędrzejczyk