W czasie podróży służbowej pracownik jest reprezentantem firmy. Musi być profesjonalny we wszystkim co robi, dlatego kwestie związane z jej przebiegiem nie powinny go dekoncentrować ani generować dodatkowo sytuacji stresowych. W wyjazdach najważniejsza jest doskonała organizacja, jak również wybór komfortowego miejsca na odpoczynek.
Aby podróż przebiegła pomyślnie, od początku do końca najlepiej zachować pełny profesjonalizm i przygotować szczegółowy plan działania. Warto pamiętać, że z podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) należy się rozliczyć w ciągu 14 dni roboczych od momentu jej zakończenia.
Rezerwacja noclegu w podróży służbowej
Wyjazd w interesach jest wyczerpujący nawet dla doświadczonej osoby, z tego względu w celu minimalizacji zmęczenia podczas delegacji szczególną uwagę należy zwrócić na dobór miejsca na odpoczynek i sen. Idealna lokalizacja oraz lokum wyposażone we wszystkie niezbędne akcesoria to podstawa. Najlepiej, gdy jest to centrum miasta, które najczęściej jest wybierane na biznesowe spotkania. Ponadto bliskość restauracji oraz atrakcji turystycznych, umożliwia delegowanemu organizację relaksu po całym dniu pracy. W trakcie selekcji miejsca trzeba też wziąć pod uwagę to, czy w pobliżu jest parking czy też dworzec – w zależności od wybranego środka lokomocji. Dotarcie na miejsce nie powinno przysparzać problemów.
Plan na wyjazd służbowy
Doskonała organizacja podróży do podstawa, dlatego bardzo pomocne będzie przygotowane jego dokładnego planu. Przed wyjazdem najlepiej zrobić dwie listy – służbową i prywatną. Pierwsza powinna zawierać takie pozycje, jak: laptop, materiały do ewentualnej prezentacji, telefon, ładowarki, powerbank i wszystkie pozostałe sprzęty elektroniczne oraz wizytówki. Druga będzie przypominać o wzięciu niezbędnych biletów, odzieży i dokumentów rezerwacyjnych. Bardzo pomocne szczególnie w sytuacjach awaryjnych jest zapisanie wszystkich adresów i numerów kontaktowych na dodatkowej liście oraz zrobienie kopii zapasowych wszystkich plików elektronicznych na pendrive lub wysłanie na maila. Warto też sporządzić notatki dotyczące miejsc spotkań oraz ich dokładnego przebiegu.
Kolejną ważną rzeczą jest zabranie ze sobą odpowiedniego stroju. Aby uniknąć jakichkolwiek problemów, najlepiej mieć min. dwa komplety stroju formalnego. Jeżeli wyjazd jest dłuższy niż dwudniowy, można również zorientować się, czy w godzinach wolnych od obowiązków służbowych można zwiedzić coś interesującego w okolicy, pójść na koncert lub po prostu na relaksujący spacer.
Rozliczanie podróży służbowej
W przypadku podróży pociągiem lub autobusem podstawowymi dokumentami niezbędnymi do rozliczenia wyjazdu są bilety, które dołącza się do wniosku o zwrot kosztów podróży. Należy też kolekcjonować wszystkie inne tego rodzaju potwierdzenia np. paragony z taksówki czy faktury za benzynę w przypadku podróżowania autem. Tak samo jest w przypadku faktur za nocleg oraz wyżywienie.
Czas podróży służbowej pracownika jest liczony od momentu opuszczenia przez niego miejsca stałego wykonywania pracy w celu wykonania powierzonego zadania, do chwili powrotu w miejsce pracy lub zamieszkania po realizacji powierzonych obowiązków. Ponadto czasu poświęconego na przemieszczenie się z miejsca na miejsce nie wlicza się w godziny pracy, jeżeli nie odbywa się to w godzinach jego standardowej pracy na co dzień. Po delegacji pracownikowi przysługuje czas na odpoczynek, którego długość musi wynosić minimum 11 godzin.